Zo breng je structuur aan in je marketingteam

Waarom gaat het ene marketingteam als een mes door de boter, terwijl het andere marketingteam nog geen deuk in dat zelfde pakje boter slaat? V
Zo breng je structuur aan in je marketingteam

Inhoud

Vaak spelen structuur en overzicht daar een belangrijke rol in.

In dit artikel en bijbehorende video laat ik je zien hoe ik in Trello – gebaseerd op de Scrum methodiek – inricht om structuur aan te brengen bij de marketingteams die ik begeleid.

Help, hoe krijg ik meer structuur in mijn marketingteam?

Meer structuur in de marketing. Het staat steevast in de top 3 van wensen en ambities van de klanten die ik help. Zeker de wat volwassenere ondernemers en managers kennen het belang van structuur.

Dat geeft rust, overzicht en je kunt veel makkelijker sturen op resultaten, prioriteiten, focus en daarmee performance.

Zonder structuur in je marketingteam is dat allemaal een stuk lastiger. Het is dan zeer de vraag of alles uit je team haalt wat er in zit.

Richt je manier van werken goed in, bijvoorbeeld met Scrum en Trello

Als je met je team aan de slag gaat, en er lopen tal van werkzaamheden en projecten, dan is overzicht houden vaak een hele uitdaging. Je kunt eigenlijk niet zonder een projectbord of ‘to-do app’.

Trello helpt je daarmee. Het is een krachtige en intuïtieve tool waarmee je in een handomdraai structuur aanbrengt in je project, of in je marketingteam.

En als je dat doet aan de hand van de Scrum methodiek, wordt het allemaal nog krachtiger.

Ik gebruik Trello en de Scrum methodiek vrij intensief voor mijn eigen werkzaamheden en die van een aantal klanten. In dit artikel en in deze video laat ik je zien hoe overzicht creëert met Trello.

#1 – Het bakje : Inbox

Ieder marketingteam (en vaak ook iedere ondernemer) bruist van de ideeën. Die ideeën wil je een plek geven. Maar niet ieder idee hoeft direct te worden uitgevoerd of een project te worden.

Liever niet zelfs, want te veel half niet afgemaakte projecten werkt verlammend op je teamperformance.

“Het bakje inbox geeft je antwoord op de vraag : Wat is de status van ideeën die we niet direct oppakken?”

Dus kom niet in de verleiding alles direct op te pakken. Maar….. koester wel de ideeën.

Laat je creativiteit de vrije loop en noteer nieuwe campagnes, in te zetten tools, ideeën van het management, ideeën van het team en hoe je alles moet aanpakken en doen.  Bewaar ze allemaal, maar weersta de verleiding om direct te starten met het uitvoeren van het idee.

Laat het echter in je Trello inbox staan totdat je tijd hebt om er echt aan te beginnen.

#2 – Het bakje : Refinement

De lijst met ideeën die je wilt realiseren is vaak lang en veelzijdig. En een globale omschrijving van een idee is iets heel anders dan een projectmatige en goed onderbouwde aanpak.

Dus bezint eer ge begint. Je kunt veel beter een idee goed onderzoeken, dan dat je er direct mee begint”. Doe daarom eerst onderzoek en speel de bal eens rond in je team om zo’n idee verder uit te diepen.

“Het bakje Refinement geeft je antwoord op de vraag Wat doen we met projecten als de scope nog onduidelijk is?”

Maak een business case en impactanalyse en kijk hoe veel het idee zou kunnen opleveren.

Inventariseer hoeveel tijd je nodig hebt om het uit te voeren.

En controleer of je het idee al niet eerder hebt uitgeprobeerd. Mogelijk kun je dingen hergebruiken, of hoe je niet meer helemaal opnieuw te beginnen.

 Algemene tip voor de refinement fase. Concretiseer wat je precies wilt bereiken na afloop van het project. Noteer nieuwe wensen op de backlog. En zorg dat er voldoende taken ‘klaar voor de sprint’ zijn voor de volgende sprint voor de deur staat.

#3 De bakjes : To do, Doing, Done

Je wilt niet alleen overzicht van ideeen of projecten die eraan komen. Je wilt juist overzicht van alles dat nu of de komende weken loopt

“De bakjes To Do, Doing, Done, geven antwoord op de vraag : Hoe houdt ik grip op wat er de komende weken loopt?”

Daarom maak je drie ‘bakjes’: To do, doing en done.

  1. To Do : alles wat je de komende weken gaat doen
  2. Doing : het onderhanden werk
  3. Done : alles wat afgerond en opgeleveerd is

Zo houd je eenvoudig overzicht over de status van taken binnen de sprint.

#4 De bakjes : Sprint A, B, C, etc.

Een sprint duurt gemiddeld 2 weken. En na zo’n sprint wil je weer met een schone lei beginnen. Zet daarom alles dat opgeleverd is in een nieuw bakje. Ik gebruik daar zelf altijd de letters van het alfabet voor.

Waarom? Een jaar heeft 52 weken. Dat is 26 x een sprint van 2 weken. Het alfabet heeft ook 26 letters. Dus dat dat komt mooi uit 😉

“De bakjes sprint A, B, C, etc. geven antwoord op de vraag : Hoe kan ik terugzien wat we hebben opgeleverd?”

Is een sprint voltooid? Sleep alles wat je hebt uitgevoerd naar het bakje Sprint ABC en archiveer deze. Dat geeft wederom rust, overzicht en vergroot de focus op wat nu loopt of komen gaat.

#5 Het bakje : Blocking

Iedereen kent het. Klusjes die bijna af zijn, maar nog niet 100%. Je wacht nog op dat akkoord van een collega, het laatste detail van een bureau of het finale akkoord van die ene stakeholder.

Het zijn vaak onzichtbare showstoppers. Maak die showstoppers zichtbaar, want hoe lekker is het om taakjes die 90% af zijn ook echt 100% af te ronden?

Dat doe je met het bakje blocking. Alle taken die af zijn,, maar wachten op iets of iemand anders, zet je daarin. Dat geeft je als leidinggevende, maar ook als team een gevoel bij waarop gestuurd moet worden om dingen ook echt op te leveren.

“Het bakje blocking geeft antwoord op de vraag : waar moet ik als manager op sturen om te zorgen dat mijn team blijft leveren?”

Focus je op de punten die onder ‘blocking’ staan en haal ze aan tijdens de daily stand-up, of de weekly. Dit kan je helpen om effectiever te werken.

Ik hoop dat de bovenstaande stappen je helpen om sprint voor je teams op te zetten binnen Trello, hoe groot of klein jouw projecten zijn.

Dit is natuurlijk nog maar een eerste stap. Maar ik denk wel een vrij essentiële. Wil je sparren over hoe je bij je jou in het marketingteam je Trello, Jira of andere To-Do of Scrum tool inricht?

Of heb je behoefte aan structuur binnen jouw marketingteam? Als part-time growth manager help ik je graag. Stuur me gerust een bericht als je denkt dat ik je kan helpen

5 dingen die je moet weten om je scale up naar het volgende niveau te laten groeien

Je marketing van kostenpost naar omzet-machine

Growth Hacking & CRO
Gekort op je marketingbudget

Minder marketingbudget? 5 simpele tips waarmee je toch resultaat boekt

Marketing Team Performance

Wil je meer groei?

Voorkom dat je kostbare fouten maakt!

WhitePaper

Vertrek niet met lege handen.

Je hebt vast een Marketing of Groei uitdaging waarmee ik je met mijn ervaring als senior marketeer op weg kan helpen. 

"Nooit verwacht dat een gesprek van een half uurtje zoveel eye openers zou geven"

Christiaan Snabel