Timeboxing, het geheim van écht meters maken 🙌

Timeboxing, het geheim van echt meters maken

Je herkent het vast. Je neemt je aan het begin van de week, de maand, of het jaar voor flink wat meters te gaan maken met je doelen. Toch ontdek je na verloop van tijd helaas dat ook jouw werksnelheid niet zo hoog ligt als gedacht. De bekende laatste loodjes kosten toch net wat meer tijd. Bijvoorbeeld omdat je perfectionisme, uitstelgedrag of afleiding jouw goede voornemens saboteren. Heb jij dat ook? Dan kan timeboxing jou wellicht dichter bij je doelen brengen.  

Van uitstellen naar …..Timeboxen

Ik moest laatst een start maken met mijn website. En hoewel ik websites ontwikkelen erg leuk vind, is mijn eigen website altijd een beetje het kind van de rekening gebleven.

Ik ben redelijk resultaat gericht en daarmee geneigd mijn klanten en betaalde projecten voorrang te geven. De schoorsteen moet toch roken zullen we maar zeggen.

Toch heb ik op een bepaald moment heel snel mooie stappen gemaakt. Het geheim van die versnelling was voor mij ‘Timeboxen’.

Ik heb het geleerd uit een artikel van Johanna Rothman. Een vrouw die flink wat boeken geschreven heeft op het gebied van pragmatisch management en leidinggeven.

Hoe je ‘Timeboxen’ voor jezelf goed implementeert, ga ik hier met je delen.

In dit artikel over Timeboxing vind je antwoord op de vragen:

#1.Wat is Timeboxing? 5 vragen (en antwoorden) over deze strategie

Timeboxing is een productiviteitsstrategie die je helpt scherp te blijven en échte resultaten te (blijven) boeken. Je reserveert vooraf (vaste blokjes) tijd om een bepaalde taak, of stukjes ervan gedaan te krijgen. Het wordt door veel mensen ook wel de Pomodoro Techniek genoemd.

Door je tijd in blokjes te hakken verhoog je je focus. En de urgentie, want het gevoel van een deadline zorgt er bij de meeste mensen voor dat ze creatiever zijn en beter gaan presteren. In mijn werk als business coach heb ik de voordelen van timeboxing al vaak gezien.

#2.Wanneer en voor wie is timeboxing handig?

Kijk voor jezelf eens hoe je jouw takenlijst (als je die al maakt….) te lijft gaat. De kans is groot dat dat ongeveer als volgt werkt.

Je kiest een taak om mee te beginnen. Je bepaalt hoe je het ongeveer gaat aanpakken en werkt de taak af totdat deze voltooid is. Je staat jezelf niet toe om iets anders te doen totdat je de taak hebt afgerond. Tot zover de theorie.

De praktijk is dat je wellicht regelmatig wordt afgeleid. Door mail,  collega’s die (telefoon)gesprekken voeren of door (je eigen Whatsapp) berichten. 😩

Daarnaast komt het nogal eens voor dat de taken die je je voorneemt, te groot zijn om af te ronden in het tijd die er voor staat. Optimistisch plannen noemen we dat.

Mensen beginnen – tegen beter weten in – vaak nog heel enthousiast. Toch zal de onwaarschijnlijkheid om je taak af te ronden je motivatie en focus negatief beïnvloeden.

Timeboxing is een productiviteitsstrategie die bijzonder nuttig kan zijn als:

  • je wel eens onvoorbereid aan grote taken en klussen begint
  • je werk en taken eerder optimistisch dan realistisch plant
  • je snel bent afgeleid of je focus verliest

Herken je jezelf in één van bovenstaande punten? 🙋‍♀️ Lees dan nog even verder.

#3.Wat maakt het effectief?

Timeboxing is dus een slimme strategie waarmee je gebruik maakt van de focus in je concentratie, en de druk van een deadline. Bovendien zorgt Timeboxing dat je perfectionisme geen of minder vat op je krijgt.

Om de deadline te halen, moet je immers wel 80/20 werken.

Zet je namelijk geen deadline of kaders op je tijd? Dan ga je al je (kostbare) tijd gebruiken om uit te smeren over je taak of klus. Dit is een psychologisch principe dat ook wel de wet van Parkinson wordt genoemd.

Vergelijk het maar eens met het opruimen van een bureau. Stel je moet dit in 2 minuten doen? Dan zul je snel orde op zake stellen. Er verdwijnen wat spullen in de la en in de prullenbak, je neemt je bureau misschien nog even af met een doekje en klaar.

Stel je krijgt voor diezelfde klus een kwartier? Dan zal de verleiding groot zijn er eerst een bakje koffie bij te pakken. Vervolgens scan je alle papieren op je bureau nog even goed voor je ze echt weggooit of in de la doet. Daarnaast ruim je ook je laatje(s) netjes op te ruimen en leeg je je prullenbak. Naast je bureau maak je misschien ook het scherm van je laptop nog even schoon en geef je de planten nog even water. Je hebt immers tijd zat…..⏳

Kortom, onder (tijds)druk schakel je sneller, stel je makkelijker prioriteiten en laat je de bijzaken voor wat ze zijn. Dat maakt Timeboxing effectief.

#4.Wat zijn de voordelen van Timeboxing?

Het allergrootste voordeel van Timeboxing is de urgentie waardoor je beter en meer presteert in een korte tijd. Daarnaast brengt deze methodiek ook andere positieve effecten met zich mee zoals:

Voordeel # 1: Je hebt meer en betere focus

Een studie toont aan mensen in de gemiddelde kantooromgeving elke 40 seconden worden afgeleid. Daarnaast haalt iedere mail je maar liefst 25 minuten uit je concentratie. Je moet dus behoorlijk stevig in je schoenen staan om je productiviteit daardoor niet te laten beïnvloeden.

Daarom is één van de grootste voordelen die je ervaart met Timeboxing een hogere focus. Je kunt je aandacht alleen richten op de taak waarvoor je de wekker hebt gezet.

Het geeft je een excuus om egoïstisch af te rekenen met alle afleiding om je heen. Over een half uurtje of na jouw ‘Timebox’ heb je pas weer tijd voor afleiding. Nu heb je focus! En focus is top voor je productiviteit.

Voordeel # 2: Je kunt vaker en beter afstand nemen

Hoeveel vaak neem jij een stapje terug en kijk je hoe het écht gaat? Vaak is zo’n spaarzaam momentje van reflectie heel goed voor de effectiviteit. Werk je een grote klus of taak in 1x af? Dan mis je de mogelijkheid om even kort te reflecteren op je aanpak, de voortgang en de tussenresultaten.

Een gemiste kans, want vaak biedt juist dat terugkijken nieuwe perspectieven.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende voordelen:

  • Je voorkomt dat je de ladder tegen de spreekwoordelijke muur zet
  • Je kunt je tussenresultaten eens bespreken met collega’s
  • Je haalt misschien wat bruikbare feedback op

Daarnaast kun je – als je zo’n taak snel weet af te ronden even nadenken over wat jou daarin succesvol heeft gemaakt. Ook dat stukje bewustwording kan waardevol zijn.

Voordeel # 3: Je krijgt sneller een voldaan gevoel

Het voordeel van een groot project is dat het lekker uitdagend is. Het grote nadeel is dat je er vaak tegenop ziet omdat het een flinke klus is.

Het kan zelfs nogal intimiderend of demotiverend overkomen.

En dat terwijl is gebleken dat mensen juist voldoening krijgen van het afronden van taken.

Het opknippen van je werkzaamheden en deze in korte tijdblokjes afronden is daarom een slimme psychologische truc.

Het werk wordt er niet anders van. De kans dat je er op korte termijn en meerdere keren voldoening en dus energie van krijgt wel.

Vergelijk het met afvallen. Je kunt jezelf pas belonen als je 10 kilo kwijt bent. Maar waarom zou je dat niet doen als je al 1, 2, 3…..9 kilo kwijt bent?🤷‍♂️

#5.Hoe implementeer je Timeboxing (eenvoudig)?

Allemaal leuk die voordelen, maar hoe pas je het toe? Hoe implementeer je dit in je werk of in je takenlijst? Daarvoor zetten we hier een aantal praktische tips op een rij.

Praktische tips om te starten met Timeboxing 💪

  • Begin klein en praktisch. Pak een niet een groot project, maar juist een kleine behapbare klus. Die hak je in nog kleinere stukken en zo kijk je of Timeboxen voor jou werkt.
  • Werk met korte Timeboxen. Denk aan 15,  20 of maximaal 30 minuten.
  • Stel een timer in op je telefoon of computer.
  • Dwing jezelf om – zonder enige onderbreking of afleiding – door te werken tot het einde. Telefoon op stil, berichtjes op je computer uit, en – als dat voor jou werkt – koptelefoon op.
  • Stop wanneer de tijd om is.
  • Beoordeel zowel je (inhoudelijke) werk als het proces van Timeboxen. Hoe ging het? Moet de Timebox groter of kleiner?

Doorloop deze stappen komende weken een aantal keren en je zult merken dat je er steeds beter in wordt.  

#6.Welke tools zijn er?

Het mooie van deze techniek is dat ie supersimpel is. Qua benodigde tools is een timer strikt genomen alles wat je nodig hebt. En we hebben allemaal een smartphone tegenwoordig, dus eigenlijk zou dat genoeg moeten zijn.

Voor techies die voor tools gaan, is pomodoro increaser een handige timer. ⏱️

Tools timeboxing

Ik heb altijd geleerd dat je dingen simpel moet houden, want simpele dingen werken. Wil je toch meer tools? Bekijk dan even dit lijstje (met dank aan Zapier):

  • Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android)
  • PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android)
  • KanbanFlow (Web) accent => Kanban en Pomodoro techniek
  • Pomotodo (Web, Windows, macOS, Chrome, iOS, Android) accent=>GTD®
  • Marinara Timer (Web) accent=>teams
  • Be Focused (macOS, iOS) accent=> taak en time management voor Apple
  • Tomatoes (Web) => accent => complete taken
  • Engross (Android) accent => kijken wanneer je focus hebt
  • Timerdoro (Web) accent => meerdere timers

Nu je weet hoe je effectief te werk kunt gaan, kun je deze focus toepassen op je marketing. In deze gratis training hoe je je marketing verandert in een verkoopmachine. Download hem nu gratis!

Bekijk de video training

Hierin leg ik je in 15min uit welke 7 dodelijke fouten maken dat jouw marketing nooit een verkoopmachine wordt.

GratisVideoChristiaanSnabel

#7.Starten met Timeboxing? Voorkom deze valkuilen! 🙅

  • Direct starten met grote intimiderende projecten. Begin klein en bouw daarna uit.
  • Afleiding een kans geven.  In je ‘Timebox’ laat je je door niets en niemand afleiden!
  • Je voldoening niet delen. Juist dit geeft je de positieve energie, dus pak die voldoening.
  • Gemakkelijke taken eerst te doen. Niet doen, werk DREK => De Rotklussen als Eerste Klaar.
  • Je werkt niet evalueren. Wel doen. Juist door reflectie leer je snel en word je veel effectiever!

 

Nu je de valkuilen weet, kun je ze eenvoudig vermijden. In eerste instantie kan het opknippen van projecten in werkbare chunks misschien wat contra-productief aanvoelen. Toch zul je merken dat het je productiviteit enorm stimuleert.

Herken je dit?

  • Je ziet meer potentie of wilt je bedrijf opschalen 🚀en daarom moet je marketing(aanpak of team) professionaliseren.
  • Je gaat een nieuw product in de markt zetten en wilt het daarbij in één keer goed doen! 🤦‍♂️.
  • Je wilt wel de ervaring, maar niet de kosten van een ervaren vaste (of interim) marketingmanager.

Speelt dit bij jou? Of heb je andere marketingvraagstukken? Dan kom ik graag met je in contact. Ik vind gesprekken met ondernemers en ondernemende mensen één van cadeautjes in mijn werk en krijg daar altijd energie van.  

Laten we vrijblijvend sparren over de groei van je marketing(team).

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp