Ik moest laatst een start maken met mijn website. En hoewel ik websites ontwikkelen erg leuk vind, is mijn eigen website altijd een beetje het kind van de rekening gebleven.
Ik ben redelijk resultaat gericht en daarmee geneigd mijn klanten en betaalde projecten voorrang te geven. De schoorsteen moet toch roken zullen we maar zeggen.
Toch heb ik op een bepaald moment heel snel mooie stappen gemaakt. Het geheim van die versnelling was voor mij ‘time boxing’.
Ik heb het geleerd uit een artikel van Johanna Rothman. Een vrouw die flink wat boeken geschreven heeft op het gebied van pragmatisch management en leidinggeven.
Hoe je ‘time boxing’ voor jezelf goed implementeert, ga ik hier met je delen.
In dit artikel over Time boxing vind je antwoord op de vragen:
#1 – Wat is time boxing?
Time boxing is een productiviteitsstrategie die je helpt scherp te blijven en échte resultaten te (blijven) boeken. Je reserveert vooraf (vaste blokjes) tijd om een bepaalde taak, of stukjes ervan gedaan te krijgen. Het wordt door veel mensen ook wel de Pomodoro Techniek genoemd.
Door je tijd in blokjes te hakken verhoog je je focus. En de urgentie, want het gevoel van een deadline zorgt er bij de meeste mensen voor dat ze creatiever zijn en beter gaan presteren.
#2 – Wanneer is time boxing handig?
Kijk voor jezelf eens hoe je jouw takenlijst (als je die al maakt….) te lijf gaat. De kans is groot dat dat ongeveer als volgt werkt.
- Je kiest een taak om mee te beginnen.
- Je bepaalt hoe je het ongeveer gaat aanpakken
- Je werkt de taak af totdat deze voltooid is.
- Je probeert je niet af te laten leiden
- Je begint aan de volgende taak
De praktijk is dat je wellicht regelmatig wordt afgeleid. Door e-mail, collega’s die (telefoon)gesprekken voeren of door (je eigen Whatsapp) berichten. 
Daarnaast komt het nogal eens voor dat de taken die je je voorneemt, te groot zijn om af te ronden in het tijd die er voor staat. Optimistisch plannen noemen we dat.
Mensen beginnen – tegen beter weten in – vaak nog heel enthousiast. Toch zal de onwaarschijnlijkheid om je taak af te ronden je motivatie en focus negatief beïnvloeden.
Time boxing is een productiviteitsstrategie die bijzonder nuttig kan zijn als:
- je wel eens onvoorbereid aan grote taken en klussen begint
- je werk en taken eerder optimistisch dan realistisch plant
- je snel bent afgeleid of je focus verliest
Herken je jezelf in één van bovenstaande punten? 
Lees dan nog even verder.
#3 – Wat maakt time boxing zo effectief?
Time boxing is dus een slimme strategie waarmee je gebruik maakt van de focus in je concentratie, en de druk van een deadline. Bovendien zorgt time boxing dat je perfectionisme geen of minder vat op je krijgt.
Om de deadline te halen, moet je immers wel 80/20 werken.
Zet je namelijk geen deadline of kaders op je tijd? Dan ga je al je (kostbare) tijd gebruiken om uit te smeren over je taak of klus. Dit is een psychologisch principe dat ook wel de wet van Parkinson wordt genoemd.
Vergelijk het maar eens met het opruimen van een bureau. Stel je moet dit in 2 minuten doen?
Dan zul je snel moeten werken. Er verdwijnen wat spullen in de la en in de prullenbak. Je neemt je bureau misschien nog even af met een doekje en klaar.
Stel je krijgt voor diezelfde klus een kwartier? Dan zal de verleiding groot zijn er eerst een bakje koffie bij te pakken. Vervolgens scan je alle papieren op je bureau nog even goed voor je ze echt weggooit of in de la doet.
Daarnaast ruim je ook je laatje(s) netjes op en leeg je je prullenbak. Naast je bureau maak je misschien ook het scherm van je laptop nog even schoon en geef je de planten nog even water. Je hebt immers tijd zat…..
Kortom, onder (tijds)druk schakel je sneller, stel je makkelijker prioriteiten en laat je de bijzaken voor wat ze zijn. Dat maakt time boxing effectief.
#4 – Wat zijn de voordelen van time boxing?
Het allergrootste voordeel van time boxing is de urgentie waardoor je beter en meer presteert in een korte tijd. Daarnaast brengt deze methodiek ook andere positieve effecten met zich mee zoals:
Voordeel # 1: Je hebt meer en betere focus
Een studie toont aan mensen in de gemiddelde kantooromgeving elke 40 seconden worden afgeleid.
Daarnaast haalt iedere mail je maar liefst 25 minuten uit je concentratie. Je moet dus behoorlijk stevig in je schoenen staan om je productiviteit daardoor niet te laten beïnvloeden.
Daarom is één van de grootste voordelen die je ervaart met time boxing een hogere focus. Je kunt je aandacht alleen richten op de taak waarvoor je de wekker hebt gezet.
Het geeft je een excuus om egoïstisch af te rekenen met alle afleiding om je heen. Over een half uurtje of na jouw ‘timebox’ heb je pas weer tijd voor afleiding. Nu heb je focus! En focus is top voor je productiviteit.
Voordeel # 2: Je kunt vaker en beter afstand nemen
Hoeveel vaak neem jij een stapje terug en kijk je hoe het écht gaat?
Vaak is zo’n spaarzaam momentje van reflectie heel goed voor de effectiviteit. Werk je een grote klus of taak in 1x af? Dan mis je de mogelijkheid om even kort te reflecteren op je aanpak, de voortgang en de tussenresultaten.
Een gemiste kans, want vaak biedt juist dat terugkijken nieuwe perspectieven.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende voordelen:
- Je voorkomt dat je de ladder tegen de spreekwoordelijke muur zet
- Je kunt je tussenresultaten eens bespreken met collega’s
- Je haalt misschien wat bruikbare feedback op
Daarnaast kun je – als je zo’n taak snel weet af te ronden even nadenken over wat jou daarin succesvol heeft gemaakt. Ook dat stukje bewustwording kan waardevol zijn.
Voordeel # 3: Je hebt sneller een voldaan gevoel
Het voordeel van een groot project is dat het lekker uitdagend is. Het grote nadeel is dat je er vaak tegenop ziet omdat het een flinke klus is.
Het kan zelfs nogal intimiderend of demotiverend overkomen.
En dat terwijl is gebleken dat mensen juist voldoening krijgen van het afronden van taken.
Het opknippen van je werkzaamheden en deze in korte tijdblokjes afronden is daarom een slimme psychologische truc.
Het werk wordt er niet anders van. De kans dat je er op korte termijn en meerdere keren voldoening en dus energie van krijgt wel.
Vergelijk het met afvallen. Je kunt jezelf pas belonen als je 10 kilo kwijt bent. Maar waarom zou je dat niet doen als je al 1, 2, 3…..9 kilo kwijt bent?
#5 Hoe implementeer je Timeboxing (eenvoudig)?
Allemaal leuk die voordelen, maar hoe pas je het toe? Hoe implementeer je dit in je werk of in je takenlijst? Daarvoor zetten we hier een aantal praktische tips op een rij.
Praktische tips om te starten met Timeboxing 
- Begin klein en praktisch. Pak een niet een groot project, maar juist een kleine behapbare klus. Die hak je in nog kleinere stukken en zo kijk je of time boxing voor jou werkt.
- Werk met korte time-boxen. Denk aan 15, 20 of maximaal 30 minuten.
- Stel een timer in op je telefoon of computer.
- Dwing jezelf om – zonder enige onderbreking of afleiding – door te werken tot het einde. Telefoon op stil, berichtjes op je computer uit, en – als dat voor jou werkt – koptelefoon op.
- Stop wanneer de tijd om is.
- Beoordeel zowel je (inhoudelijke) werk als het proces van time boxing. Hoe ging het? Moet de time-box groter of kleiner?
Doorloop deze stappen komende weken een aantal keren en je zult merken dat je er steeds beter in wordt.
#6 – Welke tools zijn er voor timeboxing?
Het mooie van deze techniek is dat ie supersimpel is. Qua benodigde tools is een timer strikt genomen alles wat je nodig hebt. En we hebben allemaal een smartphone tegenwoordig, dus eigenlijk zou dat genoeg moeten zijn.
Voor techies is pomodoro increaser een handige timer. 
Ik heb altijd geleerd dat je dingen simpel moet houden, want simpele dingen werken. Wil je toch meer tools? Bekijk dan even dit lijstje (met dank aan Zapier):
- Focus Booster (Web, Windows, macOS, iOS, Android)
- PomoDoneApp (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android)
- KanbanFlow (Web) accent => Kanban en Pomodoro techniek
- Pomotodo (Web, Windows, macOS, Chrome, iOS, Android) accent=>GTD®
- Marinara Timer (Web) accent=>teams
- Be Focused (macOS, iOS) accent=> taak en time management voor Apple
- Tomatoes (Web) => accent => complete taken
- Engross (Android) accent => kijken wanneer je focus hebt
- Timerdoro (Web) accent => meerdere timers
Nu je weet hoe je effectief te werk kunt gaan, kun je deze focus toepassen op je marketing. In deze gratis training hoe je je marketing verandert in een verkoopmachine. Download hem nu gratis!
#7 – Wat zijn de valkuilen van time boxing?
Ik hoop dat je net zo enthousiast als ik bent over time-boxing. Ga er vooral mee aan de slag en vind uit wat jou helpt sneller je doelen te bereiken.
Neem voor je ermee begint nog even kennis van deze valkuilen.
- Start direct grote intimiderende projecten. Begin klein en bouw daarna uit.
- Geef afleiding geen kans. In je ‘time-box’ laat je je door niets en niemand afleiden!
- Deel je voldoening van klussen die je af hebt gerond. Juist dit geeft je de positieve energie, dus pak die voldoening.
- Voorkom de verleiding om gemakkelijke taken eerst te doen. Niet doen, werk DREK => De Rotklussen als Eerste Klaar.
- Evalueer je werk. Juist door reflectie leer je snel en word je veel effectiever!
Nu je de valkuilen weet, kun je ze eenvoudig vermijden.
In eerste instantie kan het opknippen van projecten in werkbare ‘chunks’ misschien wat contra-productief aanvoelen. Toch zul je merken dat het je productiviteit enorm stimuleert.
