Soms voel je je als ondernemer soms net een soort poppenspeler. Iemand die achter de schermen aan alle touwtjes moet trekken om de boel draaiende te houden.
Toch is dat niet nodig als je de zaak goed organiseert en wat structuur aanbrengt. Dat is ook voor je marketingteam belangrijke voorwaarde om efficiënt en doelgericht te werken. En met meer structuur kun jij als leidinggevende makkelijker keuzes maken en prioriteiten stellen.
Maar structuur en een marketingteam? Dat zijn in de praktijk vaak geen vrienden.
Dus hoe krijg je – op een simpele manier – meer structuur in je team. In dit artikel leg ik je uit hoe je dat in een uur voor elkaar krijgt. Zo voorkom je dat jij degene bent die aan te touwtjes moet blijven trekken. Je wilt immers dat je team zelf – ook zonder jouw bemoeienis – lekker doordraait.
Je marketingteam als lopende band
Om structuur aan te brengen, is het belangrijk om je marketingteam te organiseren als een machine. Want net als een machine, produceert ook uit jouw team, aan de lopende band producten.
Mails, website verbeteringen, campagnes. Dat zijn producten. En ook strategieën, plannen en proposities zijn producten. Ze hebben een kop en een staart. Maar ze hebben ook een productie-proces. In dit artikel brengen we structuur aan in dat proces. De voordelen hiervan zijn:
- Je weet beter wat er speelt in je team, wat er is opgeleverd of waar ze tegenaanlopen waardoor ze niet verder kunnen.
- Je krijgt een zelfstandiger team zodat ze het grootste deel van de week zonder jouw aandacht gefocust aan de belangrijkste prioriteiten kunnen werken.
- Je minimaliseert je eigen tijdsinvestering in management. Er is per slot van rekening nog meer dan alleen je marketingteam.
Sounds good? Mooi, dan gaan we nu aan de slag om dat in de praktijk te brengen.
Kies een tool en maak lijstjes
Vroeger maaktje je lijstje in Excel of Word. En heel eerlijk, nog niet zo lang geleden maakte ik ze ook gewoon nog op een bord met geeltjes. Of op een digitaal board zoals Miro.
Maar als je met je team aan de slag gaat, kun je niet zonder niet zonder een projectbord of een ‘to-do app’. Zelf gebruik ik – afhankelijk van de doelen en met wie ik samenwerk Trello of Notion waarvan je hieronder een screenshot ziet.
Ik doe dat in combinatie met onderdelen uit de Scrum methodiek. Maar ook kun je tools als Monday, Asana, Jira of Microsoft Teams gebruiken. Dat laat ik aan jou.
In zo’n tool maak je vervolgens 6 lijstjes:
- Inbox
- Uitzoeken
- Parkeerplek
- To do, Doing, Done
- Blocking
- Sprint A, B, C, etc. (archief)
Vervolgens laat je je team alles wat loopt in deze lijstjes indelen. Hieronder een korte instructie over waar je welke taak, project of campagne het beste kunt indelen.
#1 – Inbox
Ieder marketingteam (en vaak ook iedere ondernemer) bruist van de ideeën. Maar niet ieder idee hoeft direct te worden uitgevoerd. Want te veel lopende projecten, dat werkt verlammend op je teamperformance.
Maak daarom een opvangbak voor al die ideeën. De inbox. Handige tip : koppel die inbox aan een e-mail adres. Zo kan iedereen die in het bedrijf een idee heeft, of een opmerking over de website, de mails of andere marketinguitingen, zijn feedback naar dat e-mail adres sturen.
Vervolgens komt het idee netjes in het lijstje van het marketingteam en kunnen zij het oppakken wanneer het schikt. Of wanneer jij het prioriteit geeft.
Ook in teamsessies, meetings en informele gesprekken kunnen er ideeën opborrelen. Die kun je nu handig opslaan, delen met je team en op een ander moment bekijken of verder uitwerken.
Bewaar ze allemaal, maar weersta de verleiding om direct te starten met het uitvoeren van het idee. Hieronder leg ik uit waarom.
#2 – Uitzoeken
Een idee is leuk. Maar tegelijkertijd is een idee nog weinig waard zonder compleet uitgewerkt plan of onderbouwing. Want wil je een idee uitwerken? Dan gaat dat het beste met een projectmatige en goed onderbouwde aanpak.
Doe daarom eerst onderzoek en speel de bal eens rond in je team om zo’n idee verder uit te diepen. Hoe zit het met de scope, de kosten en baten, de planning, de aanpak, de risico’s en de raakvlakken met andere projecten?
Zoek dat soort dingen eerst eens uit voordat je het idee oppakken. Concretiseer wat je precies wilt bereiken en rond voldoende taken af voor je met nieuwe ideeen aan de slag gaat.
#3 – Parkeerplaats
Het komt je vast bekend voor. Een veelbelovend initiatief vraagt bij nader onderzoek toch te veel tijd of financiering om het nu op te pakken. Of een idee is gegeven de actualiteit niet meer relevant.
Of je idee leek in eerste instantie interessant, maar je krijgt het geld, decapaciteit of andere randvoorwaarden niet geregeld om er nu mee aan de slag te gaan.
Dat soort projecten in spé wil je niet wegdoen. Dus die parkeer je even. Je pakt ze op zodra daar een aanleiding voor is, of de randvoorwaarden wél geregeld kunnen worden.
#4 To do, Doing, Done
Je wilt niet alleen overzicht van ideeën of projecten die eraan komen. Je wilt juist overzicht van alles dat nu of de komende weken loopt. Maak daarom 3 lijstje of bakjes:
- To Do: alles wat je de komende weken gaat doen
- Doing: het onderhanden werk
- Done: alles wat afgerond en opgeleverd is
De taken in de bakjes To Do, Doing en Done, geven je die antwoorden zodat je daarop kunt sturen en prioriteiten kunt stellen. Hiermee houdt je eenvoudig overzicht over de status van taken binnen de sprint.
#5 Sprint A, B, C, etc.
Een sprint – een periode waarvoor je dit volgens de Scrum methodiek doet – duurt gemiddeld 2 weken. En na zo’n sprint wil je weer met een schone lei beginnen. Zet daarom alles dat opgeleverd is in een appart bakje. Ik gebruik daar zelf altijd de letters van het alfabet voor.
Waarom? Een jaar heeft 52 weken. Dat is 26 x een periode van 2 weken. Het alfabet heeft ook 26 letters. Dus dat dat komt mooi uit. Zo kun je elke 2 weken met en schone lei beginnen en houdt je je board lekker clean.
Is een je sprint van 2 weken voltooid? Sleep alles wat je hebt uitgevoerd naar het bakje Sprint ABC en archiveer deze. Dat geeft wederom rust, overzicht en vergroot de focus op wat nu loopt of komen gaat. Zie deze bakjes als een plek of prullemand waar je dingen kunt archiveren.
#6 Blocking
De grootste impact op je slagkracht vormen zijn de klussen die bijna af zijn, maar nog op dat laatste puntje wachten. Het laatste detail of het finale akkoord van de opdrachtgever.
Maar soms zijn het ook kleine dingen waarvan niemand zich bewust is. Het zijn vaak onzichtbare showstoppers. Met het bakje blocking maak je die showstoppers zichtbaar. En dan kun je er dus ook op sturen. Want hoe lekker is het om taakjes die 90% af zijn ook echt 100% af te ronden?
Het bakje blocking maakt dus zowel voor jou als voor je team prioriteit helder. Dit zijn de items en taken waarop je moet doorvragen of doorpakken om de productie weer op gang te krijgen.
Focus je dus tijdens je overleggen op het lijstje ‘blocking’. Ruim daar de belemmeringen uit de weg en je team blijft leveren.
En nu?
Als het goed is, heb je nu overzicht. Je weet wat er speelt. Je weet in welke fase het werk zich bevind. En dus kun je vanaf dit moment het overzicht gebruiken als leidraad voor stand-ups, weekstarts, meetings, huddles, of hoe je jullie werkoverleg ook maar noemt.
Hoewel ik dit artikel al enige tijd geleden schreef, pas ik de principes nog steeds vrijwel dagelijks toe. Het kan natuurlijk ook zijn dat er inmiddels andere en betere manieren van werken zijn dan deze simpele manier om structuur aan te brengen.
Ik ben benieuwd. Hoe pak jij het aan? Wat doe jij om meer structuur in je marketingteam te krijgen?